Intégrer les collaborateur-rice-s dans le processus d'inscription à Swisstainable – Enseignements tirés du Museum Burg Zug

Pour être classé avec succès dans le programme de durabilité Swisstainable, différents documents doivent être remplis et soumis selon le niveau visé. Afin d'avoir une vision holistique de la durabilité et d'ancrer cette thématique dans tous les départements d'une entreprise, il est recommandé d'impliquer les collaborateur-rice-s dès le début du processus d'inscription à Swisstainable. Miriam Wismer-de Sepibus, responsable du marketing et de la communication, a dirigé l'inscription à Swisstainable pour le Museum Burg Zug et partage ci-après ses connaissances sur la procédure, les défis et les expériences réussies en ce qui concerne l'intégration des collaborateur-rice-s et des départements dans le processus d'inscription.

Les exigences des différents niveaux de Swisstainable ainsi que les informations sur les documents requis sont rassemblées dans le processus d'inscription Swisstainable. Dans le webinaire Swisstainable participation au programme et processus d'inscription, le programme de durabilité Swisstainable vous sera brièvement présenté et vous serez guidé à travers le processus d'inscription. Tous les documents importants, les liens et les réponses aux FAQ se trouvent en outre dans la boîte à outils.

Pourquoi participez-vous au programme de durabilité Swisstainable avec le Museum Burg Zug?

Le Museum Burg Zug se trouve dans un bâtiment historique qui a survécu à travers les siècles jusqu'à aujourd'hui en tant que témoin de son époque. Il doit continuer à le faire à l'avenir et rappeler aux générations futures l'histoire des générations qui les ont précédées. Le bâtiment lui-même représente la durabilité à l'état pur. Il a toujours été utilisé à différentes fins. En tant que musée historique, nous transmettons en outre l'histoire de la ville et du canton de Zoug et souhaitons contribuer à ce que les générations futures puissent elles aussi s'offrir la culture grâce à une gestion durable avec une utilisation responsable des ressources.

Quels sont les défis que vous avez rencontrés lors du processus d'inscription?

Les défis ont été en premier lieu l'analyse de l'entreprise. Nous avons d'abord essayé de remplir le contrôle de durabilité au sein de l'équipe Marketing, car nous sommes responsables du programme de durabilité Swisstainable au Museum Burg Zug. Mais nous nous sommes vite rendu compte que nous ne pouvions répondre aux questions qu'en fonction de notre département. Nous voulions/devions impliquer toute l'équipe. Cela a certes prolongé le processus du contrôle de durabilité, mais a donné lieu à de nombreux apports et points de discussion très intéressants. Malgré l'implication de tous les départements, nous n'avons pas pu répondre à tous les aspects partiels des questions pour notre entreprise.

Comment avez-vous procédé concrètement pour impliquer les collaborateurs-rices-s dans le contrôle de durabilité?

Nous avons créé un fichier contenant le questionnaire du contrôle de durabilité pour chaque département et l'avons envoyé à chacun d'entre eux en leur demandant de préparer le questionnaire. Nous avons ensuite commencé à analyser notre propre département, le marketing. Chaque domaine thématique a fait l'objet d'un examen critique et d'une discussion. Pendant l'analyse, de nombreuses idées et champs d'action sont apparus, c'est pourquoi nous avons en même temps élaboré des mesures pour notre propre département, qui pourraient être prises pour améliorer la durabilité. Après l'analyse du marketing, nous avons réparti les autres départements entre eux et en avons discuté lors de réunions de deux heures avec les responsables des départements. Les départements avaient auparavant préparé le contrôle de durabilité au sein des équipes de département. Les réunions des départements ont à nouveau permis de poser des questions critiques et de développer des idées d'amélioration. Les résultats ont finalement été résumés dans un masterfile qui, en plus de l'auto-évaluation, contenait également toutes les idées d'amélioration et constituait ainsi la base du plan de mesures. Grâce aux préparatifs au sein des équipes des départements, tous les collaborateurs-rice-s ont été-e sensibilisé-e-s au sujet, ont pu s'impliquer et sont plus motivés.

Comment avez-vous procédé pour remplir le plan de mesures?

La base du plan de mesures était le contrôle de durabilité et les idées d'amélioration qui y étaient développées. Celles-ci ont été triées et les mesures qui avaient un sens et qui pouvaient être mises en œuvre dans le délai imparti de deux ans ont été examinées. Les priorités de l'entreprise ont été prises en compte, de même que les capacités temporelles des départements et les domaines dans lesquels l'entreprise est déjà bien placée et où il existe un potentiel. Finalement, le marketing a élaboré une proposition qui a été soumise à tous les départements pour évaluation. L'une des mesures a été abandonnée après une analyse plus approfondie des départements, une nouvelle mesure a été développée et approuvée par le département concerné. Là encore, il était important d'impliquer les responsables de département et de maintenir le dialogue.

Quels enseignements avez-vous tirés de cette démarche?

L'équipe a été impliquée dès le processus d'évaluation afin de permettre une évaluation pertinente. L'analyse des différents départements a permis d'aiguiser leur vision de la durabilité et de sensibiliser les personnes. Comme les mesures proviennent toutes des départements eux-mêmes, leur mise en œuvre est mieux acceptée que si elle était imposée par la direction. Les départements ont en outre décidé du calendrier de mise en œuvre de la mesure et vont maintenant s'y atteler avec motivation. L’équipe du marketing se charge de contrôler les progrès et les vérifiera tous les trimestres. Le développement continu nous tient à cœur et un changement de niveau vers le niveau II – engaged chez Swisstainable est envisagé.

Plus d'informations sur le Museum Burg Zug.

Instructions étape par étape pour le processus d'inscription à Swisstainable.

Régarder le webinaire Swisstainable participation au programme et processus d'inscription.

Le Museum Burg Zug est classé au niveau I – committed du programme de durabilité Swisstainable.